Ik kom er gelijk voor uit, ik ben groot fan van plannen en ben dat altijd al geweest. Vanaf jongs af aan maak ik weekplanningen, dagplanningen, houd ik een agenda bij en schrijf ik veel to do lijstjes. Een voordeel was dat ik me daar redelijk goed aan kon houden. Ik vond het fijn dat ik overal lijstjes voor had. Hoe meer lijstjes, hoe meer overzicht, dacht ik. Uiteindelijk bleek het tegenovergestelde: hoe meer lijstjes, hoe meer chaos in mijn hoofd. Ik schreef elke to-do ergens op, omdat ik bang was om dingen te vergeten. Zo werden mijn to-do lists overvol en mijn hoofd dus ook!
‘Getting things done’ van David Allen was een boek dat al een tijdje op mijn ‘nog-te-lezen-boeken’-lijstje stond. Dit boek gaat onder andere over slimmer plannen en dingen voor elkaar krijgen, iets waar ik nóg wel meer over wilde weten. In het boek wordt ook uitgelegd hoe je op een slimme manier met to-do’s om kan gaan en hiermee ben ik een nieuw experiment gestart!
Korter dan twee minuten
David Allen geeft in zijn boek Getting Things Done de volgende tip mee. Bedenk je eerst hoeveel tijd je ongeveer aan de to-do kwijt zal zijn. Is het minder dan twee minuten, doe het dan NU! Anders gaat het onbewust meer tijd kosten. Ik verbaasde me er in het begin over hoeveel to-do’s eigenlijk in deze categorie vallen, iemand opbellen, een mailtje beantwoorden of mijn was in de wasmand gooien. Eerder besteedde ik soms wel meer dan twee minuten aan dit soort to-do’s door het op te schrijven en er vervolgens ook nog over na te denken wanneer ik het zou gaan doen. Nu is het gelijk gedaan!
Langer dan twee minuten
Vervolgens blijven de to-do’s over die langer dan twee minuten duren, dat zijn er ondertussen hopelijk al een stuk minder. Hierbij zijn er drie verschillende opties. Allereerst kun je de to do aan iemand anders uitbesteden, neem jij het bijvoorbeeld elk jaar weer op je om het cadeautje voor je moeder te kopen vraag dan eens of je zusje dat op zich wel nemen! Is het wel een to-do waarin jezelf actie moet ondernemen dan plan je hem gelijk in je agenda in. Ook kan het zo zijn dat de to-do voor nu niet gelijk actie vereist maar wil je het toch niet vergeten en er later nog eens aan herinnerd worden. In dat geval ga je voor de optie ‘archiveren’. Schrijf bijvoorbeeld al deze to-do’s op in een apart boekje en kijk af en toe of je er nu al wel actie in kan ondernemen!
Bij mij heeft heeft deze aanpak veel opgeleverd: overzicht, een rustig hoofd én een to-do list die ik af krijg. Slimmer plannen dus. Mijn hoofd is weer leeg gepland en ik kan mijn aandacht aan andere dingen besteden. Plan ook je hoofd leeg met deze tips!
Ga jij ook het experiment aan om zowel je hoofd als je to-do list niet overvol te laten raken?
